Prestar suporte administrativo, operacional e de
organização da informação à Gerência de Regionais, contribuindo para a gestão
das 16 Regionais, o acompanhamento de projetos, reuniões, indicadores e planos
de ação, assegurando a qualidade e a fluidez dos processos e das informações,
em apoio à tomada de decisão e à geração de valor para os supermercados
associados.
Responsabilidades e atribuiçõesSuporte
à Gerência: organizar e acompanhar a agenda da Gerente de Regionais,
apoiando a priorização de compromissos, reuniões e demandas
administrativas.Organização
de reuniões: preparar pautas, apresentações, documentos e materiais de
apoio para reuniões internas e externas, providenciando os recursos
necessários.Elaboração
de atas com apoio de IA: utilizar ferramentas de inteligência artificial
autorizadas pela APAS para apoiar a elaboração de atas, sínteses e
registros de reuniões, organizando os principais temas, decisões,
compromissos, responsáveis e prazos, com revisão e validação humana antes
da circulação.Registro
no CRM: registrar e atualizar no CRM as decisões, os compromissos, os
encaminhamentos e os planos de ação definidos nas reuniões da Gerência,
garantindo informações completas, organizadas e rastreáveis.Acompanhamento
de planos de ação: monitorar prazos e pendências relacionados às decisões
e iniciativas da Gerência, sinalizando atrasos, necessidades de
encaminhamento e pontos de atenção.Consolidação
de informações das Regionais: apoiar a coleta, organização e consolidação
de dados, relatórios e informações encaminhadas pelos Coordenadores e
pelas equipes regionais.Apoio
a indicadores: auxiliar na atualização e organização dos indicadores de
desempenho das Regionais, preparando informações para análises e reuniões
gerenciais.Apoio
a projetos e iniciativas: acompanhar administrativamente projetos,
campanhas e ações conduzidas pela Gerência, apoiando cronogramas,
documentos, comunicações e controles.Integração
com as equipes: facilitar o fluxo de informações entre a Gerência, os
Coordenadores de Regionais e as áreas internas da APAS, apoiando os
encaminhamentos e o acompanhamento das demandas.Suporte
a eventos e reuniões: apoiar a organização de reuniões gerenciais,
encontros, eventos e demais iniciativas relacionadas à atuação das
Regionais, incluindo logística, convites, materiais e registros.Gestão
documental: organizar e manter atualizados arquivos, apresentações, atas,
relatórios e demais documentos da Gerência, assegurando facilidade de
consulta e controle das versões.Rotinas
administrativas: executar atividades administrativas relacionadas à área,
incluindo controles, solicitações internas, organização de documentos e
apoio à prestação de contas, conforme os procedimentos da APAS.Viagens
e logística: apoiar o planejamento de viagens, deslocamentos e
compromissos da Gerência, observando as políticas e os procedimentos
internos.Melhoria
contínua: identificar oportunidades de melhoria nas rotinas
administrativas, nos controles e no fluxo de informações, contribuindo
para a eficiência da área.Confidencialidade
e segurança da informação: zelar pela integridade e confidencialidade das
informações, utilizando sistemas e ferramentas de IA conforme as políticas
de privacidade, segurança e uso de dados da APAS.
Requisitos e qualificações
Rotinas
administrativas e organização de agendas.
Organização
de reuniões, atas, documentos e apresentações.
Pacote
Office ou ferramentas corporativas equivalentes.
Noções
de CRM e atualização de informações gerenciais.
Noções
de controles, indicadores e acompanhamento de planos de ação.
Familiaridade
com ferramentas de inteligência artificial aplicadas à produtividade,
elaboração de atas e organização de informações.
Escolaridade
- Ensino superior completo ou em andamento em
Administração, Gestão Empresarial, Comunicação, Marketing ou áreas correlatas,
conforme definição do RH.
Experiência
- Experiência em atividades administrativas, suporte a
gestores, organização de reuniões ou acompanhamento de demandas e projetos.
Habilidades e competências
Organização
e planejamento.
Atenção
aos detalhes e qualidade dos registros.
Comunicação
oral e escrita.
Capacidade
de acompanhamento de prazos e pendências.
Discrição
e responsabilidade no tratamento de informações.
Proatividade
e capacidade de antecipar necessidades.
Relacionamento
interpessoal e colaboração.
Facilidade
de adaptação a sistemas e ferramentas digitais.
Treinamentos específicos
CRM
utilizado pela APAS.
Ferramentas
de IA aprovadas pela APAS e diretrizes de uso responsável.
Políticas
internas, segurança da informação e proteção de dados.
Procedimentos
administrativos e sistemas corporativos.
Informações adicionaisAssistência médica para o colaboradorParticipação no resultado, atrelado às suas metas.Vale refeiçãoVale AlimentaçãoVale transporte ou estacionamentoGympassQuick MassagemAuxílio creche, para filhos até 4 anos e 11 mesesDay off no aniversárioAssistência odontológica, com custo para o colaboradorSeguro de Vida