Descrição da vaga
Executar as rotinas administrativas e de apoio operacional da Controladoria de Lastro, garantindo que documentos, cadastros e controles da área estejam organizados, atualizados e corretos. A pessoa nessa posição também será responsável por conferir e registrar em sistema os documentos que comprovam as operações, como notas fiscais, comprovantes de entrega e demais documentos de suporte, contribuindo diretamente para a segurança, a agilidade e a confiabilidade das operações.
Responsabilidades e atribuições
- Receber, triar e distribuir documentos e solicitações que chegam à área por e-mail ou sistema, garantindo que cada demanda seja direcionada corretamente e tratada dentro do prazo.
- Organizar, digitalizar e arquivar documentos, mantendo pastas e repositórios padronizados, nomeados corretamente e de fácil consulta pelo time.
- Realizar cadastros e atualizações de dados de cedentes, sacados e operações em sistemas internos e CRM, zelando pela integridade e pela atualização das informações.
- Controlar pendências documentais, acompanhando o que falta em cada operação e cobrando o envio de documentos por telefone e e-mail até a regularização.
- Realizar contatos telefônicos com sacados, cedentes e transportadoras para confirmar operações, solicitar documentos e esclarecer dúvidas, mantendo uma comunicação cordial e profissional.
- Enviar e responder e-mails de rotina da área, registrando o histórico de comunicação para que qualquer pessoa do time consiga acompanhar o andamento de cada caso.
- Alimentar e atualizar planilhas e controles em Excel, como listas de pendências, status de documentos e volumes processados.
- Apoiar na extração e organização de dados para relatórios simples da área, contribuindo para o acompanhamento de indicadores e volumes.
- Apoiar o time em auditorias internas e externas, separando, organizando e disponibilizando os documentos solicitados.
- Seguir os checklists e procedimentos operacionais da área e sugerir melhorias quando identificar oportunidades de tornar a rotina mais simples ou segura.
- Executar com autonomia as rotinas diárias, apoiando o time em demandas pontuais e respeitando prazos e fluxos estabelecidos.
- Conferir notas fiscais e documentos de lastro das operações, verificando dados como emitente, sacado, valores, datas e chaves de acesso.
- Consultar notas fiscais e eventos, como cancelamentos e cartas de correção, nos portais oficiais.
- Acompanhar o rastreio de entregas nos portais das transportadoras e registrar o status das notas em sistema ou planilha de controle.
- Identificar e sinalizar inconsistências e divergências documentais ao time responsável pela análise, de forma clara e no tempo certo.
Requisitos e qualificações
- Ensino superior cursando ou completo em Administração, Ciências Contábeis, Gestão Financeira ou áreas afins.
- Experiência de pelo menos 6 meses em rotinas administrativas, operacionais ou de backoffice.
- Experiência anterior com sistemas e CRM, incluindo cadastro, consulta e atualização de informações.
- Experiência com conferência e organização de notas fiscais e documentos.
- Experiência com contato telefônico com clientes, fornecedores ou parceiros.
- Excel básico.
Competências comportamentais
- Organização e disciplina para lidar com rotinas e grande volume de documentos.
- Atenção aos detalhes e cuidado na conferência de informações, evitando retrabalho e erros.
- Agilidade na execução das tarefas, sem abrir mão da qualidade.
- Facilidade de aprendizado e abertura para novos sistemas, ferramentas e processos.
- Comunicação clara e cordial ao telefone e por e-mail.
- Senso de responsabilidade com prazos e com o acompanhamento de pendências até a conclusão.
- Postura colaborativa e disposição para apoiar o time no dia a dia.
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